Veri haritası
Her kanal için toplanan veri, saklama ortamı, erişim yetkisi ve süre tek tabloda.
Sağlık turizmi ajansı hizmeti
KVKK ve Hasta Görsel İzinleri
KVKK ve hasta görsel izinleri çalışması, kurumun dijital kanallarında hangi kişisel verinin nereden girip nerede durduğunu haritalar ve her temas noktası için aydınlatma ile açık rıza yapısını düzenler. Sağlık verisi özel nitelikli veri olduğu için, pazarlama kanallarında sıradan bir form mantığıyla ele alınamaz.
Sağlık turizminde ilk temas çoğu zaman WhatsApp üzerinden ve bir fotoğrafla başlar. Hasta röntgen görüntüsü, ilaç kutusu fotoğrafı veya kendi görselini gönderir. Bu an, kurumun veri sorumluluğunun fiilen başladığı andır — ve genellikle hiçbir aydınlatma yapılmamıştır.
Veri haritası neden ilk adım?
Kurumların büyük kısmı hangi kanaldan hangi verinin geldiğini tam olarak bilmiyor. Web formu, WhatsApp, Instagram mesajı, çağrı merkezi, aracı kuruluş yönlendirmesi ve reklam platformu formları birbirinden bağımsız çalışıyor; kayıtlar farklı yerlerde tutuluyor.
Haritalama bu dağınıklığı görünür kılar: her kanal için toplanan veri türü, saklandığı ortam, erişebilen kişiler, saklama süresi ve silme yöntemi tek tabloda yazılır. Tablo çıkmadan yapılan aydınlatma metni güncellemesi, gerçeği yansıtmayan bir belgeden ibaret kalır.
Haritalanan temas noktaları
- Web sitesi başvuru ve teklif formları
- WhatsApp, Instagram ve diğer mesajlaşma kanalları
- Çağrı merkezi ve telefon kayıtları
- CRM, e-posta ve dosya paylaşım ortamları
- Reklam platformlarının kendi form ürünleri
- Aracı kuruluş veya iş ortağı üzerinden gelen yönlendirmeler
Görsel izinleri ayrı bir disiplin gerektirir
Tanıtım yönetmeliği hasta memnuniyeti içeriklerini ve buna bağlı görsel kullanımını kısıtlarken, KVKK sağlık verisinin işlenmesi için açık rıza arıyor. İki düzenleme birlikte okunduğunda, hasta görselinin pazarlama amaçlı kullanımı hem içerik hem veri boyutunda ayrı ayrı değerlendirilmesi gereken bir konu hâline geliyor.
Uygulamada kurduğumuz yapı şudur: izin metni ayrı, kapsamı dar ve amaç bazlı olur; hangi görselin hangi kanalda ne kadar süre kullanılacağı yazılır; iznin geri çekilmesi için işleyen bir yol tanımlanır ve geri çekildiğinde içeriğin nasıl kaldırılacağı önceden kararlaştırılır.
Ekip davranışı belgeden daha belirleyici
En iyi hazırlanmış aydınlatma metni bile, hasta ilişkileri ekibi WhatsApp'tan gelen röntgeni kişisel telefonuna kaydettiğinde işlevsiz kalır. Bu yüzden çalışmanın son adımı her zaman ekip aktarımıdır: hangi veri hangi ortama alınır, ne alınmaz, hangi durumda hekime yönlendirilir.
Kısa ve uygulanabilir bir davranış kılavuzu, uzun bir politika metninden daha fazla koruma sağlar. Kılavuzu kurum diline uygun ve günlük iş akışına gömülü biçimde yazıyoruz.
İzin mimarisi
Aydınlatma ve açık rıza ayrı; amaç bazlı, dar kapsamlı ve geri çekilebilir.
Ekip kılavuzu
Günlük iş akışına gömülü, kısa ve uygulanabilir davranış kuralları.
Çalışma sırası
Adım adım nasıl ilerliyoruz?
- 01Kanal envanteri
Veri girişi olan tüm dijital ve telefon kanalları listelenir.
- 02Akış haritası
Verinin giriş, işlenme, saklanma ve silinme yolu çizilir.
- 03Metin düzeni
Aydınlatma, açık rıza ve görsel izin metinleri ayrıştırılır ve sadeleştirilir.
- 04Teknik uygulama
Form, çerez ve mesajlaşma kanallarında izin akışı devreye alınır.
- 05Ekip aktarımı
Hasta ilişkileri ve pazarlama ekibine davranış kılavuzu aktarılır.
Sık sorulan sorular
Kurumların bu konuda en çok sorduğu sorular
Hasta bize WhatsApp'tan röntgen gönderdi, ne yapmalıyız?
Sağlık verisi özel nitelikli veridir. Bu içeriğin kurumsal ve erişimi kontrollü bir ortama alınması, kişisel cihazlarda tutulmaması ve hastanın bu konuda bilgilendirilmesi gerekir. Süreci kurumunuzun veri koruma sorumlusuyla birlikte tanımlamalısınız.
Hasta görsellerini tanıtımda kullanabilir miyiz?
Tanıtım yönetmeliği hasta memnuniyeti içeriklerini kısıtlıyor; KVKK ise sağlık verisi için açık rıza arıyor. İki düzenleme birlikte değerlendirildiğinde bu kullanımın hukuk biriminizce onaylanmadan yapılmaması gerekir.
Ajans hasta verisi görüyor mu?
Hayır. Hasta adı, sağlık kaydı veya görseli talep etmiyoruz ve işlemiyoruz. Çalışma anonim akış ve süreç düzeyinde yürütülür.
Reklam platformlarının kendi formları sorun mu?
Reklam platformlarının kendi form ürünleri veriyi platform tarafında topladığı için ek bir aydınlatma ve aktarım sorusu doğuruyor. Haritalama sırasında ayrı bir başlık olarak değerlendiriyoruz.
Aydınlatma metnimiz var, yine de gerekli mi?
Metnin var olması yetmiyor; gerçek veri akışını yansıtması gerekiyor. Uygulamada en sık gördüğümüz sorun, metinde yazan kanalların gerçekte kullanılanlarla örtüşmemesi.
Çalışma sonunda kurumda ne kalıyor?
Veri akış tablosu, sadeleştirilmiş metin seti, form ve kanal düzeyinde uygulanmış izin akışı ve ekip için kısa bir davranış kılavuzu.
Sonraki adım
Veri akışınızı görünür hâle getirelim
Kullandığınız kanalları paylaşın; haritayı ve izin yapısını birlikte kuralım.